Validation de la migration d’un système ERP (SAP)

Dans le cadre d’une migration corporative, notre client devait mettre à jour et migrer son système ERP et harmoniser ses processus d’affaires avec une nouvelle corporation.

Genipro a été mandaté pour agir comme représentant du site à titre d’expert en validation informatique afin d'établir les stratégies et rédiger les documents de validation tels que le plan de validation, le plan de migration des données, les plans des tests et le rapport de validation. Notre mandat visait également à coordonner, avec les experts des différents départements, la rédaction et l’exécution des scénarios de tests pour l’ensemble des processus d’affaires, dans une approche du début à la fin, incluant toutes les interfaces avec les autres logiciels (LIMS, MES, équipements d’usine). Le niveau de rigueur et d’intensité des tests devait être ajusté en fonction de la criticité de chaque processus. Tous les processus ont dû être vérifiés rigoureusement, en partant de l’achat de matières premières, en passant par la planification de production et de l’emballage, la fabrication, l’emballage et la relâche d’un lot, jusqu’à l’expédition des produits vers les clients.

Le projet s’étant déroulé durant la pandémie de COVID19, la mise en place des mesures sanitaires sur le site a apporté une complexité supplémentaire puisque le site n’a pas été accessible pour l’équipe. La coordination rigoureuse des experts impliqués fut primordiale pour le succès de ce projet puisque les travaux devaient être réalisés par des ressources travaillant à distance sur différents fuseaux horaires. La vérification du nouveau système ERP fut exécutée en deux étapes, la première pour une exécution informelle à distance à l’aide du logiciel ERP installé dans un environnement d’essais (non-contrôlé) afin de s’assurer que les protocoles et méthodes étaient adéquats. La deuxième étape fut une exécution formelle des protocoles de qualification à l’aide du logiciel ERP installé dans un environnement qualité (contrôlé) représentant fidèlement l’environnement de production et fut réalisée en présence sur site. Cette étape a dû être planifiée rigoureusement afin d’avoir les gens nécessaires au site tout en respectant les contraintes relatives aux mesures sanitaires. Une fois le nouveau système ERP qualifié, l’ensemble des données ont pu être extraites de l’ancien système ERP et migrées vers le nouveau système ERP qualifié. La migration des données a été réalisée conformément à un plan de migration et vérifiée à l’aide d’un protocole de migration pour finaliser la transition vers la nouvelle corporation. La migration des données a été exécutée dans le cadre d’un arrêt d’usine visant le transfert complet du site d’une corporation vers une autre. La planification et l’ordonnancement de l’exécution des protocoles ont représenté un défi considérable pour permettre de concilier les nombreuses contraintes avec l’atteinte des objectifs et le respect de l’échéancier.